Office　Excel与图表幻灯片的完美结合

新的一年开始了，很多朋友不仅要准备新一年的工作计划，还要做上一年的总结报告，用什么能更加准确直观的表现这些内容呢？当然是用图表幻灯片，这样就可以利用现代化的投影设备一边介绍一边演示，形象生动，很有说服力。

　　用PowerPoint制作图表幻灯片其实是一件很容易的事，但让人很头疼的是图表中所用的数据如何输入。一是我们有原始数据，再次输入数据显得有点浪费时间，再一个这里的数据表处理数据不像Excel表格那样方便，有没有办法直接利用Excel表格里的数据来建立图表呢？有，我们可以利用下面介绍的两种方法来免去烦琐和重复输入过程。

　　一、 直接复制数据到PowerPoint中

　　 要想直接利用Excel中的原始数据来创建图表必须有一份原始的数据文件，然后进行如下步骤的操作：

　　 第一步：打开PowerPoint，依次点击“插入/图表”插入一张图表幻灯片，此时会PowerPoint会自动插入一个图表的实例，别管它，直接点击工具栏上的“编辑/导入文件”，就会弹出一个“输入数据选项”对话框（如图1），选择需要制成图片的工作表。如果只需要导入工作表的一部分内容，单击“选定区域”前面的单选按钮，并在后面的文本框中输入要导入的区域。例如，我们要导入工作表中的前两列（整个工作表有10条数据），可以这样表示“A1:B10”。这里有一点需要注意，选定区域必须是连续的单元格或行列，最后勾选“覆盖现有单元格的内容”，点击“确定”按钮即可。

图1

　　 第二步： 当我们按照上述方法导入数据以后可能发现幻灯片中的图表和我们要求的相距甚远，如所有的柱状图都收缩到一起了（如图2），这就需要我们适当调整。通过观察可以发现，数据表中的A列前面有一个列，这是用来显示坐标轴的数据用的，将其选中后单击菜单“编辑/删除”将它删除，为了使数据系列正好显示在图表正中，然后我们还应该在数据表中删除多余的空行。然后单击菜单“数据/列中系列”，让图表按列分类显示，怎么样，整体效果已经出来了吧（如图3）！

图2

　　图3

　　二、 在Excel与PowerPoint数据表之间建立链接

　　上面的操作是将Excel中的数据直接复制到了幻灯片中的数据表中，以后改变Excel中的数据，图表幻灯片也不会跟着改变，那如何才能使图表随着Excel数据的改变而随时改变呢，我们可以通过在Excel与PowerPoint数据表之间建立链接的方法来实现，这样当源数据改变时，能够马上在图表幻灯片中显示出来，具体操作步骤如下：

　　首先在Excel中选择要与PowerPoint中数据表建立连接的数据范围，单击菜单“编辑/复制”。

　　然后新建一个PPT文档，点击“插入/图表”插入一张图表幻灯片，并清空弹出来的“数据表”输入框中所有的数据，再单击菜单“编辑/粘贴链接”，此时Excel中的数据就会出现在数据表中了，其它操作方法和第一种一样。

　　以后如果我们在Excel中更改数据，则PowerPoint中数据表中的数据也相应的改变，同时图表也跟着改变。利用上面两种方法可以免去我们重复输入之苦，有这方面需要的朋友不妨试一试。

　　提示：这种超链接的图表方法要求不能更改Excel文档和与之对应的PPT文档的路径，否则PPT文档就不会跟随Excel文件的修改而时时更新数据了。

学校有一批表格需要调整打印，但每张表格中都有不同的地方需要对照修改，如果每次打开一个表格改完后最小化，再打开另一个进行修改，实在是比较麻烦。其实，细心的你只要在Excel 2003中稍微设置一下，就可以让所有的表格都显示出来。方法如下：

　　单击“窗口”菜单上的“新建窗口”，切换至新的窗口。然后单击需要显示的工作表。对每张需要显示的工作表重复以上操作，打开需要在活动工作簿中同时显示的多张表格。在“窗口”菜单上单击“重排窗口”。在“排列方式”下单击所需的选项。

　　如果只是要同时显示活动工作簿中的表格，那么选中“当前活动工作簿的窗口”复选框。若要将工作簿窗口还原回整屏显示，可单击工作簿窗口右上角的“最大化”。

　　通过设置，几个任务同时出现在工作簿的窗口中，给修改工作带来了很大的方便。这种方法在教学中的课表编排中经常用到。

公司因业务需要，经常要向外界发送大量信函，因此查找邮政编码，就成了一件非常头痛的事，于是，我就用Excel制作了一个简单的查询表，使用起来觉得很方便，现在就推荐给大家。

　　1. 启动Excel 2003（其他版本请大家仿照操作），新建一工作簿，取名保存。

　　2. 切换到Sheet2工作表中，仿照图1的样式，将相关数据输入到表格相应的单元格中。

　　 　图3 选择查询的省市

　　7. 选中B5单元格，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”界面（如图4），单击“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“序列”项，然后在“来源”下面的方框中输入“=省市”，确定返回。

　　



　　 　图4 “数据有效性”界面

　　8. 选中C5单元格，打开“数据有效性”界面，选择“序列”选项后在“来源”下面的方框中输入“=INDIRECT(B5)”，确定返回。

　　9. 选中D5单元格，输入公式“=IF(ISERROR(VLOOKUP(C5,数据!B1:C375,2,FALSE)),"",VLOOKUP(C5,数据!B1:C375,2,FALSE))”。

　　10. 以后需要查询邮政编码时，可以这样操作：选中B5单元格，此时在该单元格右侧会出现一个下拉箭头，单击此下拉箭头，在随后出现的下拉列表中，选择对应的名称（如“安徽省”）；再选中C5单元格，选择对应的市、县名称，相应的邮政编码就会立刻出现在D5单元格中。

　　提示：也可以直接在C5单元格中输入相应市县的名称来查询其邮政编码。

某天，有一同事拿着一份成绩表来找我寻求帮助。原来这是一份Excel格式的全市对口高考成绩表，整个工作表中除了处于A列的准考证号字段外，其他字段就是各科的考试成绩以及总分成绩。现在的要求是从这份工作表中将本校学生的成绩筛选出来。但现在的问题是当初排准考证号的时候是各个学校的学生间隔排列的，只知道本校考生的准考证号都是偶数。因此，只有把所有的偶数考生成绩筛选出来，才有可能最后解决问题。

可是，怎样才能把所有的偶数学生全部筛选出来呢？想了“分类汇总”、“自动筛选”、“高级筛选”等可能的功能，但都没有什么结果。总不能要我一行一行地逐个选取吧？这可是有着一千多考生的工作表呀，这么选的话，岂不把我的眼都要弄瞎了？不行，还得想个好办法。

对了，既然要根据准考证号来选取其中的偶数，那么是不是可以利用取余数函数来解决问题呢？Excel中MOD（Number，Divisor）函数可以返回两数相除的余数，而拿准考证号除2，所得的余数不是0就是1吗？这样的话，我们再把余数为0的全部筛选出来，问题不就解决了吗？

但仔细看看，问题还有两个：一是准考证号是首位为0的14位数，在Excel中这样的数字运算起来是可能有其他问题出现的；第二个问题是准考证号是文本格式，根本不能直接拿来运算。解决的办法很快也找到了，第一个问题我们可以使用RIGHT函数截取最后两位数进行运算，这对于余数是没有任何影响的。用RIGHT函数截取出来的也是文本，所以，还得使用VALUE函数将它转换成数字。这样，第二个问题也就不是问题了。

办法有了，实现起来就简单多了。在工作表的最后（G列）添加“识别符”字段。点击G2单元格，输入如下公式：=MOD(VALUE(RIGHT(A3,2)),2)，按下回车键。您看，结果是不是出来了？选中该单元格，将鼠标移到单元格的填充句柄处，向下拖动至最后一行，自动计算出全部结果。剩下的事情就是在这一列中筛选出所有为0结果，我就不再罗嗦了。
如果您也遇到过这个问题，不妨也试试这几个函数？

进入夏季用电高峰时期后，笔者单位的电闸不时出现跳闸。这下可忙坏了几个搞统计的同事：有时辛辛苦苦将数据录入Excel中，却在突然断电中消失殆尽，只得从头重新录入。可就在忙着从头做起时，不料又来个黑屏，急得那几个同事忙着打电话向我求救。

我想，这还不简单？只要像在Word中一样开启Excel的自动保存功能不就得了？可同事说，他们找遍了Excel中的各个角落也没有找到自动保存这个选项。不会吧？我顺手打开Excel 2003，依次选择“工具→选项→保存”，自动保存选项好好的在里面，怎么同事会说找不到呢？

于是立刻赶到同事那儿看个究竟。只见同事装的是Office 2000，仔细一查，菜单中还真的没有自动保存这一项呢！

难道Excel 2000中真的没有“自动保存”功能吗？随手打开联机帮助，在索引栏中输入“自动保存”，然后单击〔搜索〕按钮，这下终于找到了有关“自动保存”的说明。

原来，Excel 2000在默认安装时，并没开启“自动保存”功能。要让它像Word一样开启“自动保存”功能，必须进行以下操作：

单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，在弹出的对话框中选择“自动保存”后单击[确定]按钮（如图1所示）。这时系统会弹出提示：“Microsoft Excel 无法运行该加载宏。这项功能目前尚未安装，是否现在安装？”回答“是”。稍候，程序提示插入Office 2000安装盘。按提示插入光盘或找到源盘安装路径后单击[确定]按钮，不一会“自动保存”功能便安装好了。

1

现在再打开“工具”菜单便可见到“自动保存”命令了。打开“自动保存”对话框，选中“自动保存时间间隔”复选框，将时间设置为所需的时间间隔即可（如图2所示）。

2

看来，即使像Word和Excel这样出自同一家族的软件，操作起来也会有所差异。在计算机操作中，我们决不能养成思维定势，在遇到问题时应该多看看联机帮助，也许就能轻松解决问题。

www.itfly.org